Por que automatizar processos?

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A pergunta título dessa postagem já foi repetida dezenas de milhares de vezes mundo a fora, só esse humilde profissional e blogueiro que vos escreve já ouviu essa pergunta algumas dezenas, talvez centenas de vezes, quando propôs automatizar todo um processo ou parte dele. Evidente que essa pergunta na grande maioria das vezes é feita, pelo fato de uma nova ideia sempre causar desconforto, principalmente para àqueles que estão apegados na velha maneira de enxergar e fazer as coisas.

Claro que, essa questão não resume sua resposta ao simples fato de haver uma resistência ou o “medo” da mudança em si, mas alguns outros fatores podem lhe ajudar a identificar quando é necessário utilizar uma ferramenta de software para automatizar um processo ou parte dele. Mas daí surge uma outra pergunta: “Por onde devo começar?”

Vamos lá, alguns pontos que podem responder à pergunta desse post:

Como o processo é agora?

Consiste basicamente em detectar e observar, como as coisas são feitas hoje, é claro que não existe uma “receita de bolo”, mas se você conseguir responder algumas das perguntas abaixo, é bem provável que faça sentido automatizá-lo, ou deixa-lo do jeito que está, são elas:

  1. O processo do jeito que existe hoje, atende em sua plenitude aquilo para o que foi desenhado (se é que existe um processo desenhado)?
  2. Ele emprega recursos ou tempo demais para a conclusão de seu fluxo?
  3. Ele permite-se ser medido e como consequência produzir métricas que ajudam na tomada de decisão?
  4. Ele é repetitivo?
  5. Por último e não menos importante: Ele pode ser automatizado?

Uma vez respondidas todas as perguntas, é bem provável que caso não exista um desenho formal de todo o fluxo de processo, é de extrema importância que isso seja feito, já que, ele servirá de “base” para as próximas etapas e lhe ajudará se alguma parte será descartada por exemplo.

O que desejamos fazer?

A resposta é óbvia, automatizar o processo. Mas isso não é bem simples, essa etapa exige um conhecimento profundo do fluxo do processo, para que não deixemos pontos que a nossos olhos parecem irrelevantes, mas podem ser críticos em uma das etapas do fluxo. É importante sempre coletar as informações necessárias com um ou mais executores do fluxo, fazendo um documento de requisitos do negócio que posteriormente irão dar origem ao documento de requisitos do sistema. Além disso, é sempre importante envolver a alta gestão, o sponsor desse projeto, para que ele tenha uma visão macro do que está sendo feito, lembre-se que mesmo não sendo ele o executor, é ele quem tomará decisões baseadas nos relatórios ou no fluxo como um todo.
Policie para que o intuito de automatizar o processo, não seja simplesmente uma automatização dos problemas inerentes ao fluxo, como existe hoje, faz parte do trabalho detectar pontos de melhoria no fluxo antes de que qualquer solução seja desenhada.

Alcançamos os objetivos propostos?

Com nosso bom e velho Ciclo de Deming (ou PDCA), “em baixo do braço”, devemos utilizá-lo durante todo fluxo e também no encerramento para detectarmos se, os objetivos propostos inicialmente foram atingidos. É óbvio que devemos monitorar todo o desenvolvimento, desde o desenho da estratégia até a sua concepção e entrega, mas entender e demonstrar que os objetivos inicialmente propostos foram atingidos faz com que o trabalho como um todo seja reconhecido e valorizado. E mesmo àqueles que tinham medo da mudança inicialmente, tenham conhecimento da importância e dos impactos positivos que ela causará não somente no processo alterado, mas na organização como um todo.

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Até o próximo post!