O combinado e o formalizado, não saem caros!

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Formalizacao de projetos

Quem fornece serviços ao cliente externo ou mesmo o interno sabe melhor que ninguém que a frase título desse post é uma realidade.Quantas vezes você já se deparou com um cliente que simplesmente muda as regras do jogo durante o projeto? E o que foi combinado verbalmente ou careceu de documentação acaba sendo “esquecido”, simplesmente por não ter formalizado ou documentado algo que foi solicitado. Não estou aqui para julgar organizações e pessoas que tem essa prática, apenas um alerta de como se precaver de situações constrangedoras e o pior, para seu projeto sair mais caro do que o esperado e consumir todo o seu budget.

Realidade cultural sobre formalização

As organizações brasileiras ainda pecam e muito quando se trata de formalização. Culturalmente somos um povo “de palavra” onde todos os negócios de nossos ancestrais eram feitos com um simples aperto de mão.

Anos se passaram, essa cultura prevaleceu, mas quando falamos de projetos que custam milhares de reais (até milhões) não podemos nos dar ao luxo de levantar requisitos sem uma formalização/documentação adequada.

O que fazer?

Projetos são coisa séria, e longe de mim querer burocratizar tudo, já que sou ferrenho defensor do pensamento ágil. Porém nada como produzir o bom e velho documento de especificação, ou mesmo o termo de abertura do projeto, que dentre outras coisas, deve enumerar tudo o que será desenvolvido e em que termos, além claro de enumerar alterações ou novos desenvolvimentos que estão excluídos do escopo do projeto.

Uma documentação clara, não produz dúvidas aos usuários, sponsors e stakeholders, além é claro de “moralizar” seu projeto, deixá-lo transparente e acima de tudo, envolver o cliente de sua concepção até a sua entrega.

Claro que um mero blogueiro escrevendo faz parecer tudo simples e um mar de rosas. Esse blogueiro tem conhecimento que a política da não formalização muitas das vezes faz parte da cultura corporativa, mas também digo que, nunca é tarde para mudar.

O mercado está em constante mudança e se você não formalizar aquilo que será entregue, expor o que está sendo feito e solicitar a aprovação final antes da entrega, certamente causará insatisfação e o mais grave para fornecedores de serviços para clientes externos é que clientes insatisfeitos não voltam a fazer negócios.

Por fim, acima de tudo, seja transparente com seus clientes internos ou externos. Envolva-os durante todo o ciclo do projeto e comprometa-se a entregar tudo o que foi prometido, preenchendo todas as expectativas dos solicitantes, pois de nada adianta entregar um projeto a um cliente insatisfeito.

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